informativa sulla privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy di citizenM ("noi", "nostro" o "ci") ("Informativa") si applica al trattamento da parte di citizenM dei dati personali di (potenziali) ospiti, prenotanti e altri clienti ("Ospiti") e dei visitatori dei nostri siti web (vedere l'Allegato I per un elenco completo dei nostri domini), dell'applicazione mobile e degli account e delle pagine dei social media ("Visitatori"), compresi i nostri candidati al lavoro. citizenM prende molto sul serio la privacy dei suoi Ospiti e Visitatori e tratta le loro informazioni personali con grande attenzione. citizenM agisce in conformità con la legislazione vigente in materia di protezione dei dati. I tuoi dati personali sono trattati da o per conto di:  

• citizenM Operations Holding B.V., una società a responsabilità limitata registrata secondo le leggi dei Paesi Bassi, con sede legale ad Amsterdam, Paesi Bassi e uffici a Leidseweg 219 (2253 AE) Voorschoten, Paesi Bassi. citizenM Operations Holding B.V. è registrata presso la Camera di Commercio olandese con il numero di registrazione 34218994; e,

• nel contesto del tuo soggiorno o della tua prenotazione relativa a uno dei nostri hotel, le entità che gestiscono il relativo hotel a marchio citizenM, sia di proprietà che concesso in licenza da citizenM Operations B.V. e dalle sue affiliate interamente o parzialmente controllate (ciascuna di seguito denominata "citizenM Hotel").  Consulta l'elenco completo dei nostri hotel citizenM e delle entità legali che li gestiscono type: asset-hyperlink id: 2MzSWbIQLkGQhXrSw8wkKL 

Nell'ambito dei nostri servizi alberghieri e dei prodotti e servizi correlati, citizenM Operations B.V. è il titolare del trattamento dei dati e il punto di contatto per tutte le domande relative al trattamento dei tuoi dati personali.

Una copia stampabile della normativa è disponibile qui.

citizenM raccoglie le informazioni personali dei suoi Ospiti e Visitatori solo per scopi specifici ed espliciti e non tratterà tali informazioni personali in modo incompatibile con tali scopi. In alcuni casi dobbiamo raccogliere i tuoi dati personali per stipulare un contratto di servizi con te come Ospite.  Se non fornisci questi dati personali, potremmo non essere in grado di fornirti i servizi come Ospite. Elaboriamo (ad es. raccogliamo, utilizziamo, divulghiamo, conserviamo) le informazioni personali dei nostri Ospiti e Visitatori ai fini della gestione delle operazioni, del marketing, dell'analisi, del reclutamento, della gestione della sicurezza e della conformità legale e normativa, come definito di seguito:

• La gestione delle operazioni comprende le normali pratiche commerciali relative alle nostre attività quotidiane, tra cui la facilitazione dei soggiorni degli Ospiti, l'assistenza e l'identificazione degli Ospiti, il miglioramento dell'esperienza degli Ospiti in base alle loro preferenze, la pianificazione e il budget, la rendicontazione finanziaria, la gestione delle risorse (assegnazione di uffici, sale riunioni, apparecchiature informatiche), le fusioni e le acquisizioni, comprese le due diligence, le revisioni contabili o la costituzione, l'esercizio o la difesa da una richiesta legale.

• Il marketing comprende l'invio di newsletter contenenti informazioni e offerte rilevanti sui nostri hotel, prodotti e servizi, attraverso diversi canali informativi, come l'e-mail o altri nostri canali (digitali). Possiamo ottenere il tuo feedback attraverso, ad esempio, sondaggi tra i clienti che ti danno l'opportunità di influenzare la gamma di prodotti e servizi che forniamo e possiamo anche comunicarti informazioni e offerte personalizzate e pertinenti sui nostri hotel, prodotti e servizi. Potremmo fornire alle società di pubblicità, come Meta (Facebook, Instagram) e Google, informazioni che consentano loro di proporre all'utente pubblicità citizenM più utili e pertinenti. In ogni caso, non condividiamo mai il tuo nome o altre informazioni che ti identificano direttamente.

• L'analitica comprende il trattamento dei tuoi dati personali in forma anonima e aggregata per scopi analitici al fine di migliorare le nostre operazioni commerciali, comprese le nostre attività di marketing, e migliorare la tua esperienza nei nostri hotel, per prevedere e anticipare il comportamento futuro degli ospiti, per sviluppare statistiche e punteggi commerciali e per comprendere le preferenze degli ospiti. Possiamo analizzare le informazioni che raccogliamo su di te, ad esempio dividendo i clienti in diverse categorie in base ai modelli di acquisto, al comportamento e alle interazioni con noi.

• Se hai un account citizenM possiamo anche analizzare le informazioni contenute nel profilo del tuo account per scopi di marketing e di analisi. Se non hai un account citizenM ma desideri crearne uno, i tuoi dati personali potranno essere utilizzati per creare il tuo account e le tue prenotazioni precedenti o i dati raccolti dai cookie potranno essere associati al tuo account. Se hai creato più account, possiamo combinare tali account per scopi organizzativi, analitici, di prevenzione delle frodi, di minimizzazione dei dati e di marketing.

• La conformità legale e normativa comprende l'elaborazione di qualsiasi informazione che citizenM è tenuta a conservare in base a un obbligo legale o a un dovere di diligenza, compresi gli obblighi amministrativi basati su leggi (fiscali) applicabili, requisiti statistici governativi, ecc.

• La gestione della sicurezza comprende la protezione della rete e dei sistemi informatici dell'azienda, delle informazioni aziendali, dei locali dell'azienda e dei nostri dipendenti, Ospiti e Visitatori, nonché la prevenzione di frodi e altre attività illegali o illecite.

• Il reclutamento comprende le normali pratiche aziendali relative al processo di reclutamento. Se invii una candidatura (generale o per un ruolo specifico) tramite il nostro sito web o altri canali di comunicazione, trattiamo i tuoi dati personali per valutare la tua candidatura. Se ti viene offerto e accetti di lavorare con noi, alcune delle informazioni personali che abbiamo raccolto durante il processo di reclutamento faranno parte del tuo contratto di lavoro. Nell'ambito del nostro processo di reclutamento, in alcuni paesi, nel rispetto delle leggi vigenti, possiamo raccogliere o incaricare terzi di raccogliere ulteriori informazioni, ad esempio per effettuare un controllo dei precedenti, delle referenze o una valutazione psicologica.

I dati personali saranno trattati solo se tale trattamento si basa su uno dei motivi legali elencati nella sezione 6(1) del Regolamento generale sulla protezione dei dati ("GDPR"), in particolare il consenso (ad esempio per la profilazione, necessario per l'esecuzione di un contratto, interesse legittimo). In caso di revoca del consenso alla raccolta dei dati personali, interromperemo l'elaborazione dei dati personali.

A seconda che tu sia un Ospite o un Visitatore del nostro sito web, citizenM può acquisire le seguenti informazioni su di te:

Non venderemo mai le tue informazioni personali a terzi.  Tuttavia, possiamo condividere i tuoi dati personali in un numero limitato di circostanze, tra cui:

• Fornitori di servizi di terze parti:  condividiamo i dati personali con terze parti coinvolte nel processo di fornitura di servizi all'utente o che svolgono funzioni per nostro conto (compresa l'elaborazione dei pagamenti). Tali terze parti sono autorizzate a utilizzare le informazioni personali dell'utente solo per lo scopo per cui sono state fornite e non possono divulgarle a terzi se non su nostra espressa indicazione e in conformità alla presente Informativa sulla privacy.

• Autorità legali e regolamentari:  potremmo di tanto in tanto rendere disponibili i tuoi dati personali alle autorità legali e regolamentari, ai nostri commercialisti, revisori dei conti, avvocati o consulenti professionali analoghi o ad altre terze parti, qualora ciò sia richiesto dalla legge, sia necessario per consentirci di esercitare i nostri diritti legali, per adempiere ai nostri obblighi legali o sia necessario per intraprendere azioni riguardanti attività illegali o per proteggere la sicurezza di qualsiasi persona.

• Transizioni aziendali:  se tutta o parte della nostra azienda viene venduta, fusa o altrimenti trasferita, potremmo trasferire i tuoi dati personali come parte di tale transazione.  Potremmo inoltre trasferire i tuoi dati personali ai proprietari degli hotel da noi gestiti.

L'utente ha a disposizione le seguenti scelte e i seguenti diritti in merito ai suoi dati personali:

Hai il diritto di richiedere che ti vengano fornite le seguenti informazioni sulla raccolta e l'utilizzo dei tuoi dati personali:  

• Le (categorie di) informazioni personali che abbiamo raccolto su di te.

• Le categorie di fonti delle informazioni personali che abbiamo raccolto su di te (ad esempio, uso di cookie, terze parti, ecc.).

• Il nostro scopo aziendale o commerciale per la raccolta di tali informazioni personali.

• Le categorie di terzi con cui condividiamo o abbiamo condiviso tali informazioni personali.

• Le specifiche informazioni personali che abbiamo raccolto su di te (chiamata anche richiesta di portabilità dei dati), e

• Informazioni relative a qualsiasi divulgazione per scopi commerciali, identificando le categorie di informazioni personali ottenute da ciascuna categoria di destinatari.

Hai il diritto di richiedere la cancellazione, la limitazione o, se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali da parte nostra sia errato o impreciso, la rettifica di qualsiasi informazione personale raccolta da te e conservata, fatte salve alcune eccezioni.  Una volta confermata la tua richiesta verificabile in quanto consumatore, cancelleremo, limiteremo o rettificheremo le informazioni, a seconda dei casi, e daremo ordine ai nostri fornitori di servizi di cancellare, limitare o rettificare le tue informazioni personali.  La tua richiesta di cancellazione delle informazioni personali raccolte potrebbe essere rifiutata se è necessario che noi conserviamo le tue informazioni in base a una o più delle eccezioni elencate nel GDPR o nel California Consumer Privacy Act.

In alcuni casi, potrai ricevere i dati personali da te forniti in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina.

Nel caso in cui trattiamo i tuoi dati personali sulla base di un "interesse legittimo", potresti avere il diritto legale di opporti al trattamento dei tuoi dati personali.

Qualora trattiamo i dati personali sulla base del tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. 

Hai il diritto di stabilire le istruzioni relative all'archiviazione, alla cancellazione o alla comunicazione dei tuoi dati personali dopo la tua morte.

Hai il diritto legale di presentare un reclamo all'autorità competente.

Nel gestire qualsiasi richiesta di accesso, cancellazione o correzione dei dati, confermeremo innanzitutto l'identità dell'individuo che effettua la richiesta o la domanda e prenderemo in considerazione i nostri obblighi ai sensi delle leggi e dei regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati. Tali richieste sono generalmente fornite gratuitamente, tuttavia, in caso di richieste manifestamente infondate, eccessive o ripetitive, può essere applicata una tariffa ragionevole per coprire i nostri costi amministrativi. Il nostro obiettivo è sempre quello di fornirti una risposta entro 15 giorni.

Questa sezione spiega quali cookie e tecniche simili (di seguito denominati semplicemente "cookie") utilizziamo sui nostri siti web. citizenM fa uso di cookie funzionali e tecnici sul suo sito web; possono essere utilizzati cookie di tracciamento di prima parte, ma solo dopo che i Visitatori hanno fornito il loro consenso. Le terze parti potranno inserire cookie sul sito web di citizenM solo se i Visitatori hanno fornito il loro consenso all'uso di tali cookie di terze parti.  I visitatori possono revocare il loro consenso in qualsiasi momento impostando il loro browser per disabilitare i cookie o per rimuovere tutti i cookie dal loro browser.

Cookie di marketing: con il tuo consenso citizenM inserisce cookie di marketing e tracker per pubblicizzare i nostri prodotti e servizi.I cookie di marketing ci permettono inoltre di fornirti offerte pertinenti in base al tuo comportamento di navigazione, ricerca e prenotazione online. 

 Funzionalità e ottimizzazione del sito web: utilizziamo i cookie necessari per fornire il servizio richiesto. Ad esempio, i cookie tecnici ti permettono di procedere attraverso diverse pagine di un sito web con un unico login e ricordano le selezioni nei carrelli della spesa e nei moduli (d'ordine) compilati sui nostri siti web. Utilizziamo i cookie anche per misurare il tuo comportamento sui nostri siti web, per conoscere l'esperienza online dei nostri visitatori e per migliorare i nostri siti web. A tal fine, raccogliamo anche le caratteristiche tecniche del tuo terminale e del software da te utilizzato, come il tipo di sistema operativo, le impostazioni del browser, i plug-in installati, il fuso orario e le dimensioni dello schermo del tuo dispositivo. 

Cross-Site Tracking:  con il tuo consenso, terze parti possono memorizzare cookie di tracciamento sul tuo dispositivo quando visiti il nostro sito web.Tali cookie consentono a queste terze parti di tracciare il tuo comportamento di navigazione online su diversi siti web (compresi i siti web di citizenM).Uno scopo comune di questi cookie di tracciamento è quello di fornirti pubblicità mirata sui siti web che visiti.Non controlliamo né influenziamo l'uso da parte di terzi delle informazioni raccolte attraverso questi cookie di terzi. Ti invitiamo a leggere le informative sulla privacy di queste terze parti per saperne di più su come utilizzano i cookie e trattano i tuoi dati personali. 

Social Media: con il tuo consenso, i nostri siti web utilizzano i cookie per interagire con le piattaforme di social media.Questi cookie vengono utilizzati anche per ottimizzare la tua esperienza sui siti web dei social media.Tieni presente che questi cookie possono anche consentire alle piattaforme di social media di tracciare il tuo comportamento online per scopi di tracciamento trasversale.

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citizenM ha applicato e continuerà ad applicare ogni ragionevole sforzo per proteggere i dati personali da perdite, alterazioni o qualsiasi forma di utilizzo illegale. Ove possibile, le informazioni personali saranno criptate e archiviate su un server privato virtuale protetto da misure di protezione all'avanguardia. L'accesso ai dati personali è riservato a un numero strettamente limitato di persone, ovvero quelle che devono avere accesso ai dati personali per lo svolgimento del proprio lavoro. Se e nella misura in cui i dati personali saranno archiviati in un'infrastruttura cloud fornita da fornitori cloud di terze parti, questi fornitori saranno vincolati da un contratto scritto a trattare i dati personali forniti loro solo allo scopo di fornire il servizio specifico a citizenM e a mantenere misure di sicurezza adeguate per proteggere questi dati personali. citizenM si impegna a fare un uso limitato di file cartacei contenenti informazioni personali. Se non è possibile evitare l'uso di documenti cartacei, questi vengono conservati in un armadio chiuso e distrutti in conformità con i termini di conservazione applicabili.

Violazioni dei dati: citizenM proteggerà le informazioni personali che tratta contro la perdita e il trattamento illegale. Se, nonostante tale protezione, si verifica una violazione dei dati, citizenM segnalerà tale violazione alle autorità di regolamentazione competenti, nel caso in cui ciò comporti una notevole probabilità di gravi effetti negativi sulla protezione dei dati personali, nel caso in cui si verifichino gravi effetti negativi sulla protezione dei dati personali, o se altrimenti consigliabile o richiesto dalla legge.La violazione dei dati sarà inoltre comunicata alle persone interessate se è probabile che influisca negativamente sulla loro privacy o se altrimenti richiesto dalla legge.Al fine di garantire che una violazione dei dati riceva un'attenzione adeguata e, se necessario, venga segnalata, abbiamo implementato una Politica sulla violazione dei dati, che descrive la procedura da seguire in caso di violazione dei dati.

Registro delle attività di trattamento dei dati: citizenM registrerà i dettagli di ogni trattamento dei dati in un registro delle attività del trattamento dei dati.Tutti i nuovi processi di trattamento dei dati saranno sottoposti a una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati ("DPIA") prima della loro attuazione.Tutti i processi di trattamento dei dati esistenti saranno sottoposti a una DPIA ogni tre anni.Lo scopo della DPIA è quello di determinare se il processo di trattamento dei dati in questione possa comportare un rischio elevato per la privacy degli Ospiti o dei Visitatori e, in tal caso, quali misure appropriate devono essere adottate per salvaguardare tali informazioni personali.

Conservazione dei dati: citizenM conserverà le informazioni personali solo per il periodo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, ovvero 3 anni dalla data successiva al soggiorno dell'Ospite, all'apertura della nostra app citizenM, alla visita del sito web di citizenM o all'apertura della newsletter di citizenM o di annunci pubblicitari mirati, a meno che un periodo di conservazione più lungo non sia richiesto o consentito dalla legge (il che è tipicamente il caso nel contesto degli obblighi di citizenM ai sensi della legge fiscale).Le informazioni personali di aspiranti collaboratori entreranno a far parte del loro fascicolo di lavoro e saranno utilizzate a fini occupazionali se la domanda di lavoro sarà accolta. Nella misura in cui i rapporti di valutazione psicologica fanno parte di un file di reclutamento, questi saranno archiviati in un file separato accessibile solo in caso di necessità.I dati personali dei candidati che non sono stati selezionati saranno conservati in conformità con i periodi di conservazione previsti dalla legge, a meno che i candidati non forniscano un esplicito consenso scritto alla registrazione del loro nome e dei loro dati di contatto per un periodo di un anno, al solo scopo di contattarli in caso di nuove opportunità di lavoro che potrebbero interessarli.Durante questo periodo di un anno puoi sempre far rimuovere i tuoi dati dai nostri archivi inviando un'e-mail a privacy@citizenM.com. 

Trasferimenti transfrontalieri di dati:  Poiché operiamo a livello internazionale e ti forniamo servizi rilevanti attraverso risorse e server sparsi in tutto il mondo, la condivisione dei tuoi dati personali a livello transfrontaliero è essenziale per consentirti di ricevere i nostri servizi.Pertanto, l'utente riconosce e accetta che citizenM possa trasferire i suoi dati a livello globale, per consentirgli di utilizzare i nostri servizi.I tuoi dati personali possono essere trasferiti a un hotel citizenM o ai nostri partner (di supporto) in un paese diverso da quello in cui sono stati originariamente raccolti o al di fuori del tuo paese di residenza o nazionalità.Per motivi tecnici e organizzativi e nell'ambito della nostra infrastruttura di cloud digitale, i dati personali vengono trasferiti anche a server situati negli Stati Uniti o a server situati in paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.A questo proposito, abbiamo stipulato le cosiddette clausole modello UE  con le parti riceventi o ci avvaliamo di partner certificati  Privacy Shield  per garantire il rispetto dei nostri obblighi in materia di protezione dei dati, o abbiamo assicurato che una parte ricevente abbia in vigore le cosiddette "norme vincolanti d'impresa".Ti invitiamo a contattarci se desideri ricevere maggiori informazioni sulle garanzie specifiche che abbiamo implementato per garantire un livello adeguato di protezione dei dati in relazione a tali trasferimenti.

Il nostro sito web, compresi gli annunci di lavoro, non è rivolto ai minori. citizenM non sollecita, raccoglie, utilizza o divulga consapevolmente informazioni personali di minori di 18 anni. Se ci rendiamo conto di aver raccolto inconsapevolmente informazioni personali da un minore di 18 anni, cancelleremo tali informazioni dai nostri archivi.

La conformità alla presente Informativa sulla privacy di citizenM sarà monitorata e verificata regolarmente. Il registro delle attività del trattamento dei dati personali sarà aggiornato tempestivamente al momento dell'implementazione di un nuovo processo di trattamento dei dati personali. La completezza e l'accuratezza del registro delle attività del trattamento dei dati personali saranno verificate trimestralmente. L'elenco dei partner che inseriscono cookie di terze parti sul sito web di citizenM sarà aggiornato mensilmente.  La conformità alla presente Informativa sulla privacy sarà verificata annualmente.

Abbiamo fatto del nostro meglio per assicurarci che la presente Informativa sulla privacy illustri il modo in cui trattiamo i tuoi dati personali e i diritti che hai in relazione ad essi. Tuttavia, possiamo modificare di tanto in tanto la presente Informativa sulla privacy per assicurarci che sia sempre aggiornata. Se necessario, ti avviseremo di queste modifiche pubblicando un avviso in evidenza sul nostro sito web. 

Se hai domande o commenti sulla nostra Informativa sulla privacy o desideri esercitare uno dei tuoi diritti come indicato nella presente Informativa, inviaci un'e-mail all'indirizzo privacy@citizenM.com. Il nostro responsabile della protezione dei dati può essere contattato anche all'indirizzo dpo@citizenM.com. Puoi anche cliccare su qui per utilizzare il nostro modulo online.

Se risiedi negli Stati Uniti puoi anche contattarci al numero verde + 1 (888) 34 34 752.
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